TENTANG SURAT DINAS

 

MATERI SURAT DINAS

 

A.    Pengertian surat dinas

Surat dinas adalah surat yang bersifat resmi yang kegunaannya adalah untuk menyampaikan informasi tentang kedinasan, surat jenis ini dibuat oleh pejabat dalam sebuah organisasi atau instansi pemerintah. Oleh sebab itu, surat dinas dibuat oleh seseorang yang memiliki kedudukan sebagai pejabat suatu instansi, dan pemerintah.

 

B.     Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan surat

- Ketepatan ejaan,
- Ketepatan pemilihan kata,
- Penyusunan kalimat, dan
- Pengaturan hubungan antarparagraf.

 

C.     Bahasa Surat

a.       Surat merupakan alat komunikasi yang penting. Dalam surat, pesan atau  maksud  penulis surat disampaikan dalam bahasa tulisan dan dikirimkan kepada penerima untuk mendapat tanggapan positif. Agar pesan atau informasi yang disampaikanmudah dipahami,  surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin disampaikan  oleh penulis.

b.      Pada hakikatnya, menyusun surat sama dengan menyusun sebuah karangan. Oleh  sebab itu, ketentuan-ketentuan dalam menyusun surat sama dengan ketentuan-ketentuan dalam mengarang. Ketentuan-ketentuan itu meliputi penggunaan kalimat efektif, pemenggalan kata, pilihan kata, tanda baca, dan penggunaan ejaan yang tepat. Hal-hal yang berhubungan dengan tata cara penyusunan surat itu harus diperhatikan benar-benar karena surat akan dibaca berulang-ulang atau diingat selama masih tertulis. Dengan demikian, hindari kata-kata yang kurang tepat, terutama yang menyinggung perasaan orang lain. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat sebagai berikut.

1.      Kalimat

Kalimat dalam suatu surat hendaklah singkat, jelas, dan tegas mengingat sebuah surat hanya terdapat satu pokok pikiran. Kalimat yang terlalu banyak basa-basi yang tidak diperlukan akan menjadikan kalimat berbelit-belit dan panjang sehingga bahasa surat sulit dipahami. Singkat berarti tidak panjang, jelas maksudnya terlihat adanya unsur subjek, predikat, objek dan keterangan; sedangkan tegas menunjukan informasi yang disampaikan dapat dipahami.

1.      Penggunaan kata yang baik dan baku

2.      Penggunaan kata atau istilah yang lazim

3.      Memilih dan menggunakan kata yang cermat

4.      Ungkapan penghubung

5.      Ungkapan bersinonim

6.      Kata-kata yang bermiripan

7.      Penggunaan kata suatu dan sesuatu

8.      Penggunaan kata dan masing-masing daan tiap-tiap

9.      Penggunaan kata jam dan pukul

10.  Penggunaan kata dari dan daripada.

 

2.      Alinea

Tujuan dan hakikat menulis surat identik dengan mengarang, maka mengonsep surat harus memahami amanat pokok yang disampaikan melalui surat. Amanat  pokok yang akan disampaikan hendaknya disusun dalam gabungan kata yang disebut alinea atau paragraf. Dengan demikian, alinea adalah himpunan kalimat yaang mengemukakan kesatuan pikiran untuk membentuk sebuah gagasan yang jelas. Oleh sebab itu, dalam alinea hendaknya memuat satu pokok pikiran.

Untuk itu dapat menggunakan teknik berpikir deduktif dan induktif. Seperti kita ketahui dalam karangan surat lazimnya dibagi atas empat alinea (pembukaan, pengantar isi), alinea isi surat (penghubung pembuka dan isi), alinea pengembangan isi surat (inti), dan alinea penutup).

 

3.      Ejaan dan tanda baca

Ketentuan penggunaan ejaan harus diperhatikan. Penggunaan ejaan yang benar sangat membantu pembaca dalam menafsirkan kalimat surat. Terlebih lagi, apabila kalimatnya panjang. Ketentuan mengenai ejaan tidak boleh menyimpang dari kaidah yang berlaku, yaitu harus sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan.

 

D.     Ciri-ciri Surat Dinas :

1.      Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

2.      Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

3.      Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

4.      Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

5.      Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

6.      Format surat tertentu.

 

E.   Fungsi surat

1.      Surat berfungsi sebagai alat bukti tertulis

2.      Surat digunakan sebagai alat pengingat

3.      Surat bisa dijadikan sebagai bukti historis

4.      Dalam urusan kedinasan, surat berfungsi sebagai pedoman dalam bertugas atau melaksanakan kegiatan

5.      Surat dapat juga mencerminkan keterpelajaran, mentalitas, dan kewibawaan penulisnya.

 

 

F.      Jenis surat

Dalam kepentingannya, surat dapat diklasifikasikan ke dalam tiga jenis, yaitu:

-          Surat pribadi,

Surat pribadi adalah surat yang ditulis atas nama pribadi atau perorangan. 

-          Surat dinas, dan

Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu lembaga. 

-          Surat niaga

Surat niaga adalah surat yang ditulis untuk kepentingan-kepentingan bisnis ataupun urusan perdagangan. 

 

G.    Bagian-bagian surat dinas

Bagian-bagian surat secara umum, yakni:

1.        Kepala surat

Kepala surat sering pula disebut kop surat.

Fungsi dari kepala surat adalah sebagai identitas diri bagi instansi yang bersangkutan, yakni meliputi:

-          Nama instansi,

-          Lambang atau logo,

-          Alamat,

-          Kode pos,

-          Nomor telepon,

-          Nomor faksimile atau email

Contoh kepala surat:

 

SEKOLAH MENENGAH ATAS (SMA)
BINA LINGKUNGAN
Jalan Budi Pekerti 52, Kebun Randu, Jakarta
Telepon (021) 3537123
Fax (021) 3537124.

 

 

 

 

2.        Tempat, tanggal surat

Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi dan waktu ditulisnya surat.

 

Namun, apabila lokasi penulisan sudah dinyatakan dalam kepala surat, maka hal itu tidak perlu disebutkan lagi.

 

Contoh tempat, dan tanggal surat:

Jakarta, 17 Januari 2011

Bandung, 27 September 2010

 

10 November 2009

26 April 2008

 

3.        Nomor surat

Fungsi dari penomoran surat adalah untuk mempermudah dalam pengarsipan.

-          Nomor surat meliputi hal-hal berikut:

-          Nomor urut penulisan surat

-          Kode surat

-          Bulan

-          Tahun 

 

Contoh nomor surat:

Nomor :  026/D2/X/2010

Nomor :  121/OSIS/VI/2011

 

4.        Lampiran

Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain.

 

Lampiran merupakan penjelas atas jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. 

 

Contoh lampiran:

Lampiran :  satu lembar

Lampiran :  tiga lembar

 

5.        Hal
Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan dalam surat

 

Penulisan hal dengan perihal atau hal/perihal itu tidak tepat. 

 

Contoh hal:

Hal :   Penataran guru Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris angkatan 2009/2010 

 

Hal :   Undangan rapat OSIS

 

Hal :   Permohonan izin Cerdas Cermat .

 

6.        Alamat surat

Ada dua macam alamat, yaitu (A) alamat luar dan (B) alamat dalam.
(A) Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat

 

Alamat luar berfungsi sebagai penunjuk bagi kurir dalam menyampaikan surat itu 

 

Contoh alamat luar:

Kepada

Yth. Rektor Universitas Negeri Surabaya

Jalan Ketintang 21

Surabaya 

 

(B) Alamat dalam adalah alamat yang ditulis langsung pada kertas surat 

 

Fungsi dari alamat dalam adaah sebagai pengontrol bagi penerima surat, bahwa dirinyalah yang berhak menerima surat itu.

Penulisan alamat dalam surat hampir sama dengan alamat luar, hnya saja tidak memakai kata kepada. 

 

Contoh alamat dalam:

Yth. Ketua Panitia

 

Lomba Tingkat Nasional Penulisan Resensi dan Opini Tahun 2010—2011

Jalan Kebun Nanas Selatan 212

Jakarta Timur

 

7.        Salam pembuka

Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat pribadi.

 

Penulisan salam pembuka dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

 

Contoh salam pembuka:

Dengan hormat,

Assalamualaikum Wr. Wb.,

 

Salam sejahtera,

 

8.        Isi Surat

Isi surat merupakan bagian terpenting dari keseluruhan bagian surat.

 

Secara umum isi surat dinas terbagi atas tiga bagian, yakni :

- Alinea pembuka

- Alinea isi

- Alinea penutup

- Alinea pembuka

Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar atas pokok persoalan yang hendak disampaikan.

Walaupun disebut alinea, sesungguhnya bagian ini umumnya terdiri dari satu kalimat.

Bagian pembuka ini ditandai dengan kata-kata seperti dengan ini, bersama ini, atau berkenaan dengan.

 

Contoh alinea pembuka:

Dengan ini kami beritahukan bahwa …..

Dengan ini kami menyatakan bahwa …..

Dengan ini saya kirimkan kepada Bapak …..

Berdasarkan surat edaran ….., kami minta saudara untuk …..

Berkenaan surat Saudara nomor ……, dengan ini saya beritahukan bahwa ……

 

Namun terkadang penulis mengabaikan bagian ini.

Penulis langsung menuju pada alinea isi.

 

Contoh alinea pembuka:

Kami beritahukan kepada Saudara bahwa pada tanggal 16 Juni 2011, semua kepala bagian harus melakukan rapat anggaran. Oleh karena itu ……
Ketua Jurusan Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia, FPBS, Universitas Pendidikan Indonesia, memberikan tugas kepada …..

 

-       Alinea isi

Alinea ini merupakan tempat menampung maksud-maksud pokok dari penulis surat.

Karena itu bagian isi dapat berupa lebih dari satu alinea bila maksud penulis itu terdiri atas dua atau lebih.

Alinea ini harus berkaitan dengan alinea pembuka.

 

Contoh alinea isi:

Sehubungan dengan hal di atas ……

Berkenaan dengan hal tersebut di atas …..

Berkaitan dengan hal itu ….

 

-       Alinea penutup

Alinea penutup umumnya berisi ucapan terima kasih atau ungkapan pengharapan.

 

Contoh alinea penutup:

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara kami.
Besar harapan kami akan kehadiran Bapak/Ibu pada acara itu.

 

9.        Salam penutup

Salam penutup digunakan untuk mengakhiri alinea surat

 

Tata cara penulisan salam penutup hampir sama dengan salam pembuka, yakni:

Diawali dengan huruf kapital, dan

Diakhiri dengan tanda koma.

 

Contoh salam penutup:

Hormat saya,

 

 

Hormat kami,

Wassalamualaikum Wr. Wb.,

 

10.    Nama jelas pengirim dan tanda tangan

Pengirim surat adalah pihak yang menulis atau menyampaikan surat.

 

Dalam surat dinas akan lebih baik apabila nama pengirim dilengkapi identitas diri kedinasan, yaitu jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas.

Contoh nama jelas pengirim dan tanda tangan:

Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi,

Ttd.

Satryo Soemantri Brodjonegoro

NIP 130889802

 

11.    Tembusan

Penulisan bagian ini berfungsi untuk menjelaskan pihak atau instansi lain yang mendapat surat tersebut.

 

Contoh tembusan:

 

Tembusan:

Dirjen Dikti

Karokerslugri Depdiknas

Kasubdit KPT Dit PPTK & KPT

 

12.    Inisial

Pada bagian kiri bawah surat dinas sering dijumpai tanda singkatan atau inisial, misalnya Jk/AJ. 

Inisial tersebut merupakan singkatan nama pengonsep atau pengetik surat. Pencantuman inisial tersebut terkadang dianggap penting sebagai tanda pengenal bisa suatu saat ada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya